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. P7 

Copy 1 


Appendix to Records of the Governing 
Board Meeting of June 29, 1911. 

RULES AND REGULATIONS 

OF THE 

PAN AMERICAN UNION 

UNANIMOUSLY ADOPTED BY THE 
GOVERNING BOARD AT THE 
MEETING HELD JUNE 
29, 1911 

Whereas, the Fourth International 
Conference of American Republics, as- 
sembled at Buenos Aires, passed unani- 
mously on August 11, 1910, a Resolution 
entitled “Reorganization of the Union 
of American Republics,” 

Whereas said resolution changed the 
name of the “International Union of 
American Republics” to “Union of 
American Republics” and “International 
Bureau of American Republics” to. “Pan 
American Union” which in turn was 
put into force by a resolution of the 
Governing Board, passed November 14, 
1910, 

Whereas said resolution becomes the 
constitution and fundamental law of the 
Pan American Union until it shall be 
continued or amended by the next In- 
ternational Conference, 

Whereas Article XV of the Buenos 
Aires Conference resolution declares 
that the Pan American Union shall be 
governed by the regulations prepared by 
the Governing Board in accordance with 
the statutes of said resolution, and 
Article XVII states that all other rules 
and resolutions contrary to the present 
resolution are hereby repealed, and, 
Whereas the undersigned Committee 
was duly appointed by the Governing 
Board to prepare new rules and regula- 
tions for the Pan American Union in 
accordance with said resolution, 

Be it Resolved, That all other rules 
and regulations of the Pan American 
Union are hereby repealed and the fol- 
lowing rules and regulations, together 
with the other provisions of the Reor- 
ganization Resolution of the Fourth Pan 
American Conference which these rules 
and regulations interpret or upon which 
they are based, are adopted and shall 
take effect July 1, at the beginning of 
v the fiscal year of 1911-12. 

^y cu, 


Apendice al Acta de la Sesion del Conse- 
jo Directivo, 29 de Junio 1911. 

REGLAMENTO 

DE LA 

UNION PANAMERICANA 

APROBADO UNANIMEMENTE POR 
EL CONSEJO DIRECTIVO, EN LA 
SESION DE 29 DE JUNIO 
DE 1911 

Por cuanto, la Cuarta Conferencia In- 
ternacional de las Republicas Ameri- 
canas reunida en Buenos Aires, aprobo 
unanimemente el 11 de agosto de 1910 
una Resolucion bajo el titulo de “Reor- 
ganizacion de la Union de Republicas 
Americanas” ; 

Por cuanto por la referida resolu- 
cion se cambio el nombre de “Union 
Internacional de , Republicas Ameri- 
canas” por el ere “Union de Re- 
publicas Americanas” y el de “Oficina 
Internacional de las Republicas Ameri- 
canas” por el de “Union Panameri- 
cana,” lo que fue declarado vigente 
por resolucion del Consejo Directivo 
aprobada el 14 de noviembre de 1910; 

Por cuanto la referida resolucion 
viene a ser la constitucion y ley funda- 
mental de la Union Panamericana, 
hasta que la proxima Conferencia Inter- 
nacional la prorogue 6 la enmiende ; 

Por cuanto el Articulo XV de la reso- 
lucion de la Conferencia de Buenos 
Aires declara que la Union Panameri- 
cana se regira por los reglamentos que 
dicte el Consejo Directivo, de acuerdo 
con los estatutos que establece _ dicha 
resolucion, y el Articulo XVII dispone 
la derogacion de todas las disposiciones 
contrarias a dicha resolucion; y 

Por cuanto la Comision que suscribe 
fue -^debidarfiente nombrada por el Con- 
sejo Directivo para redactar el nuevo 
reglamento que ha de regir a la Union 
Panamericana, de acuerdo con, los ter- 
minos de la referida resolucion; 

Se resuelve: derogar todos los regla- 
mentos anteriores de la _ Union Pan- 
americana, y declarar en vigencia,. desde 
el 1° de julio venidero, 6 sea el principio 
del ano economico de 1911-12, el siguien- 
te reglamento, juntamente con las otras 
disposiciones de la Resolucion sobre la 
Reorganizacion dictada por la Cuarta 
Conferencia, que el presente reglamento 
interpreta 6 que le han servido de base. 




Auf ,r. «, 


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Rules and Regulations of the 
Pan American Union 

ARTICLE I. 

The Governing Board. 

Section 1. (a) The Governing Board 
of the Pan American Union, whose mem- 
bership by successive resolutions of the 
International Conferences of the Ameri- 
can States consists of the diplomatic 
representatives of the American Repub- 
lics accredited to the Government of the 
United States of America and the Sec- 
retary of State of the United States, 
who is also Chairman ex officio, shall 
hold a regular meeting on the first 
Wednesday of each month excepting 
June to October. 

(b) If there is no new or unfinished 
business to come before the Board on 
such Wednesdays, or if a majority of 
the Board is absent or unable to attend 
on that day, the Secretary of the Board, 
by direction of the Chairman, shall call 
the regular meeting upon another day. 

(c) It shall be within the power of 
the Board at any regular or special meet- 
ing where a majority of the members 
are present to delegate to the Super- 
visory Committee, hereinafter described, 
authority to meet and act for the Board 
in place of holding a regular or special 
meeting of the full Board, provided that 
in the event that the action of any meet- 
ing of this Committee shall involve the 
interests of a particular country the rep- 
resentative of that country shall be in- 
vited to be present. 

Section 2. Special meetings shall be 
called by the Secretary of the Board upon 
instructions of the Chairman, or upon 
the written request of two other mem- 
bers of the Board, but such call shall 
state the nature of the business of the 
special meeting. 

Section 3. The attendance of five 
members at any regular or special meet- 
ing shall constitute a quorum for the 
transaction of business ; and the rules of 
procedure for the direction of business 
and discussion shall be those of estab- 
lished parliamentary procedure, subject 
to such specific regulations as may be 
elsewhere stated or shall be determined 
by the Board from time to time. 

Section 4. The Secretary of State of 
the United States, being Chairman ex 
officio of the Board, will preside at all 


Reglamento de la Union 
Panamericana 

ARTICULO I. 

El Consejo Directivo. 

Seccion 1. (a) El Consejo Directivo 
de la Union Panamericana, que en vir- 
tud de resoluciones sucesivas de las Con- 
ferences Internacionales de las Naciones 
Americanas esta constituido por los re- 
presentantes diplomatics de las Repu- 
blicas Americanas acreditados ante el 
Gobierno de los Estados Unidos de 
America, y por el Secretario de Estado 
de los Estados Unidos, con el caracter 
de Presidente ex-officio, celebrara se- 
siones ordinarias el primer miercoles de 
cada mes, con excepcion de los meses 
de junio a octubre. 

(b) Siempre que no haya ningun 
asunto nuevo, ni materia pendiente de 
que tratar en el dia expresado, 6 cuando 
la mayoria de los miembros del Consejo 
se halle ausente 6 imposibilitada de asis- 
tir en dicho dia, el Secretario del Con- 
sejo, por disposicion del Presidente, con- 
vocara para otra fecha la sesion or- 
dinaria. 

(c) En cualquier sesion ordinaria 6 
extraordinaria a la cual asista la ma- 
yoria de sus miembros, el Consejo tiene 
la facultad de delegar en la Comision 
de Vigilancia, de la cual se trata mas 
adelante, autoridad para reunirse y 
actuar en su representation, celebrando 
reuniones ordinarias 6 extraordinarias, 
en vez del Consejo pleno. Pero si en 
estas reuniones, se tuviere que tratar 
de algun asunto que pudiere afectar 
los intereses de algun pais, en este caso 
el representante del pais afectado debera 
ser invitado a dicha reunion. 

Seccion 2. El Secretario convocara a 
sesion extraordinaria cuando lo deter- 
mine el Presidente, 6 por disposicion 
escrita de dos miembros del Consejo, 
haciendo constar en la convocatoria los 
motivos a que esta obedece. 

Seccion 3. Bastara la concurrencia de 
cinco miembros a cualquiera de las 
sesiones ordinarias 6 extraordinarias, 
para formar quorum. El orden de las 
materias y del debate es el establecido 
por las practicas parlamentarias, sujeto, 
sin embargo, a las reglas especiales que 
mas adelante se expresan 6 que el Con- 
sejo dicte de tiempo en tiempo. 

Seccion 4. El Secretario de Estado 
de los Estados Unidos presidira las 
sesiones del Consejo, en su caracter de 


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meetings, but in his absence from a meet- 
ing, although he may be in Washington, 
the ranking diplomatic representative 
present shall preside, with the title of 
Vice-Chairman, and, in the event of the 
Secretary of State being actually ab- 
sent from Washington or from the per- 
formance of his duties, and the Assist- 
ant Secretary of State serving as Act- 
ing Secretary of State, the latter shall 
act as Acting Chairman of the Board 
and preside at meetings held during 
such absence of the regular Chairman. 

Section 5. (a) Any member of the 
Board unable to attend its meetings may 
transmit his vote, stating his reasons 
therefor in writing. 

(b) Representation by proxy is pro- 
hibited, but any Republic having no rep- 
resentative accredited to the Government 
of the United States of America may 
designate a member of the Board to rep- 
resent said Republic in the Union of 
American Republics, and in this case 
said representative shall have a vote 
for each country represented. 

Section 6. (a) The regular routine of 
business shall be : first, reading of, or 
action upon, the minutes of the preced- 
ing meeting; second, consideration of 
unfinished business; third, consideration 
of new business; fourth, adjournment. 

(b) The minutes or record of each 
meeting shall be prepared and kept by 
the Secretary of the Board, and two 
printed or typewritten copies shall be 
sent by the Secretary to each member as 
soon as possible after the meeting, and 
the reading thereof can be omitted at 
the following meeting and corrections 
made if so ordered by the Board. 

(c) These minutes shall be restricted 
to a brief, accurate resume of the busi- 
ness transacted, not containing the ver- 
batim or complete remarks of the mem- 
bers, unless the Board so orders, but 
typewritten or printed copies of re- 
marks concerning the business of the 
meeting may be made apart from the 
record and distributed with it to the 
members when the Board so orders. 

(d) Special addresses, papers, or dis- 
cussions of political issues or any aca- 
demic discussion of a subject shall not 
be allowed in the meeting except by 
unanimous consent and in no case shall 
be included in the minutes, — any dis- 


Presidente ex-officio. En el caso de no 
asistir a una sesion, hallandose en Wash- 
ington, presidira con el caracter de 
Vice-presidente, por orden de jerarquia 
y # antigiiedad, uno de los representantes 
diplomatics presentes. En el caso de 
que el Secretario de Estado se halle 
ausente de la ciudad, 6 cuando no se 
encuentre en el ejercicio activo del car- 
go, el Sub-Secretario de Estado, en su 
caracter de Secretario de Estado in- 
terino, actuara como Presidente interino 
en las sesiones. 

Seccion 5. (a) El miembro del Con- 
sejo que no pudiera concurrir a las 
sesiones podra enviar su voto razonan- 
dolo por escrito. 

(b) No se permitira la representacion 
por poder; pero la Republica que no 
tenga representante acreditado ante el 
Gobierno de los Estados Unidos de 
America, podra designar a un miembro 
del Consejo Directivo para que la re- 
presente en la Union de las Republicas 
Americanas, y en este caso dicho re- 
presentante tendra un voto por cada re- 
presentacion. 

Seccion 6. (a) El orden de los traba- 
jos ordinarios del Consejo sera el 
siguiente : primero, lectura del acta de la 
sesion anterior, 6 la disposicion que 
sobre el particular dicte el Consejo; 
segundo, materias pendientes ; tercero, 
nuevos asuntos; cuarto, clausura de la 
sesion. 

(b) Corresponde al Secretario del 
Consejo preparar y conservar las actas 
6 actuaciones de las sesiones y enviar a 
cada uno de los miembros del Consejo, a 
la mayor brevedad despues de cada 
sesion, dos ejemplares impresos 6 me- 
canografiados de dicha acta, que podra 
ser leida, corregida 6 enmendada en la 
proxima sesion, si asi lo dispusiere el 
Consejo. 

(c) Las actas contendran solamente 
un resumen breve y preciso de lo actua- 
do, a menos que el Consejo determine 
que se inserten enteras las observa- 
ciones hechas por los miembros del Con- 
sejo; pero se haran copias impresas 6 
mecanografiadas de las observaciones 
sobre las materias en discusion para ser 
distribuidas entre los miembros, por se- 
parado, cuando el Consejo lo determine. 

(d) Los discursos sobre materias es- 
peciales, disertaciones 6 estudios de ca- 
racter politico, 6 discusiones academicas 
de cualquier punto, no se permitiran 
en las sesiones, sino con el consenti- 
miento unanime de Consejo, pero en 


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tribution thereof being left to the mem- 
ber making the discussion. 

Section 7. All meetings of the Gov- 
erning Board and of Committees shall 
be strictly private, and no report what- 
ever made public or given to the press 
except the Board so instructs the Secre- 
tary. 

ARTICLE II. 

Supervisory Committee. 

Section 1. (a) At the regular meet- 
ing to be held in November, 1911, the 
Governing Board shall fix by lot the or- 
der of precedence among the representa- 
tives of all the American Republics, ex- 
clusive of the Secretary of State of the 
United States, in order to create a Su- 
pervisory Committee. 

(b) The first four on this list and the 
Secretary of State of the United States 
shall constitute the first Supervisory 
Committee; these four members, other 
than the Secretary of State, being re- 
placed in turn one every year, so that 
their number will be totally renewed 
every four years, the outgoing members 
being always replaced by those following 
on the list, Provided, however, that, if 
the allotment of precedence should give 
more than two places, exclusive of the 
Secretary of State of the United States, 
upon the Committee, to either section 
of America, north or south of the Isth- 
mus of Darien, the last name coming 
from the section in majority or, in the 
event all four are from one section, the 
last two, shall be substituted by the next 
one or two, as the case may be, of the 
other section, in the list of precedence. 

Section 2. The Secretary of State of 
the United States shall always be the 
Chairman of the Committee, and the 
Secretary of the Governing Board shall 
act as its Secretary. 

Section 3. (a) The Committee shall 
hold regular meetings the first Monday 
of every month, excepting June to Octo- 
ber, the attendance of three members 
being sufficient to constitute a quorum, 
but meetings can be held upon other 
days than Mondays or postponed if three 
members are necessarily unable to at- 
tend or request the Secretary to issue 
the call for another day. 

(b) Special meetings shall be called 
by the Secretary upon the request of the 


ningun caso se insertaran en el acta, 
correspondiendo al interesado el distri- 
buirlos. 

Seccion 7. Todas las sesiones del Con- 
sejo Directive y de las Comisiones 
seran secretas, no pudiendo hacerse 
publicas, ni dar informes a la prensa, 
sino cuando el Consejo autorice al Se- 
cretario al efecto. 

ARTICULO II. 

Comision de Vigilancia. 

Seccion 1. (a) En la junta ordinaria 
de noviembre de 1911, el Consejo Di- 
rective establecera por sorteo el turno 
entre todos los representantes de las 
Republicas Americanas que forman la 
Union, con exclusion del Secretario de 
Estado de los Estados Unidos, para 
crear una Comision de Vigilancia. 

(b) Los cuatro primeros que re- 
sulten de esta lista y el Secretario de 
Estado de los Estados Unidos consti- 
tuiran la primera Comision de Vigi- 
lancia. Estos cuatro miembros de la 
Comision, excepto el Secretario de Es- 
tado, se renovaran por turno, uno por 
ano, de manera que la Comision 
quedara renovada totalmente a los 
cuatro anos. Entraran a reemplazar a 
los salientes, los que siguen en la lista 
sorteada. Bien entendido que, si del 
sorteo resultare que entran a formar 
la Comision mas de dos miembros de 
cualquiera de las secciones al norte 6 al 
sur del Istmo de Darien, exceptuando 
siempre al Secretario de Estado deit-los 
Estados Unidos, el ultimo de la sec- 
cion en mayoria, 6, en caso de ser los 
cuatro de una seccion, los dos ultimos, 
seran sustituidos por el miembro 6 los 
miembros que sigan en turno, segun el 
caso, pertenecientes a la otra seccion. 

Seccion 2. El Secretario de Estado 
de los Estados Unidos sera siempre el 
Presidente de la Comision, y el Se- 
cretario del Consejo Directivo hara las 
veces de Secretario de la Comision. 

Seccion 3. (a) La Comision cele- 
brara sesion ordinaria el primer lunes de 
cada mes, con excepcion de los de junio 
a octubre, siendo tres miembros sufi- 
cientes para constituir quorum. La reu- 
nion podra verificarse en otro dia de 
la semana, 6 ser pospuesta, siempre 
que tres de los miembros de la Comision 
no puedan asistir a la sesion, 6 den al 
Secretario instrucciones para hacer la 
convocatoria para otro dia. 

(b) El Secretario convocara para 
sesiones extraordinarias, cuando asi lo 


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Chairman or Director General when the 
business of the Union may require the 
action of the Committee. 

Section 4. The duties of the Super- 
visory Committee shall be : 

(a) To act as a permanent commit- 
tee of the Board for the transaction of 
such business as may not require the 
action of the entire Board, or as may 
be specially delegated to it by the Board, 
and to give temporary authorization in 
matters requiring such authorization un- 
til convenient for the entire Board to 
act upon them. 

(b) To examine and report upon the 
statement of the accounts of the Union 
for the preceding fiscal year which shall 
be submitted in the report of the Direc- 
tor General at the November meeting; 
and to consider and report upon the 
Budget for the ensuing fiscal year which 
shall also be submitted by the Director 
General at said meeting. 

(c) To perform such other duties as 
may be designated elsewhere in these 
rules and regulations. 

Section 5. Inasmuch as the Executive 
Officers, Director General and Assistant 
Director, are held accountable by the 
Governing Board for the general admin- 
istration of the Pan American Union, 
and as such administration involves 
great personal responsibility, they shall 
have the right in the event of serious 
difference with the Supervisory Com- 
mittee to appeal to the Governing 
Board for final decision in the matter 
at issue. 

ARTICLE III. 

Executive Officers. 

Section 1. The Executive Officers of 
the Pan American Union shall be a Di- 
rector General and Assistant Director 
chosen by the Governing Board and re- 
sponsible to it. 

Section 2. The Director General shall 
have full charge of the administration 
of the Pan American Union subject to 
these rules and regulations, the resolu- 
tions of the Fourth Pan American Con- 
ference, and the resolutions of the Gov- 
erning Board. 

Section 3. He shall have charge of 
the correspondence with the govern- 
ments of the Union, through their diplo- 
matic representatives in Washington, or 
directly in the absence of such repre- 
sentatives, and with the Pan American 
Committees. 


disponga el Presidente de la Comision, 
6 el Director General, en los casos en 
que sea necesaria la accion de la 
Comision. 

Seccion 4. Los deberes de la Comision 
de Vigilancia son : 

(a) Funcionar como comision per- 
manente del Consejo en los casos en 
que no sea necesaria la accion colectiva 
del Consejo, 6 cuando este le delegue 
especialmente alguna funcion, asi como 
para autorizar provisionalmente las dis- 
posiciones que necesiten dicha autoriza- 
cion, hasta que el Consejo colectiva- 
mente actue en el particular. 

(b) .Examinar el estado de cuentas de 
la Union durante el ultimo ano eco- 
nomico que presenta el Director General 
en la sesion de noviembre, dan do el in- 
forme del caso ; y examinar el Pre- 
supuesto para el proximo ano eco- 
nomico que en la misma sesion presenta 
el Director General, e informar al res- 
pecto. 

(c) Desempenar los otros deberes que 
se le asignan en este reglamento. 

Seccion 5. Como los Funcionarios 
Administrativos, el Director General y 
el Subdirector, son responsables al Con- 
sejo Directivo por la administracion 
general de la Union Panamericana, y 
como esta administracion implica una 
gran responsabilidad personal, en el 
caso de diferencia seria con la Comision 
de Vigilancia, tendran el derecho de 
apelar ante el Consejo Directivo, cuya 
decision sera final. 


ARTICULO III. 

Funcionarios A dministrativos. 

Seccion 1. Los Funcionarios Adminis- 
trativos de la Union Panamericana 
son el Director General y el Subdirector, 
ambos elegidos por el Consejo Direc- 
tivo, al que son responsables. 

Seccion 2. El Director General tendra 
enteramente a su cargo la administra- 
cion de la Union Panamericana, con 
sujecion al reglamento, las disposiciones 
de la Cuarta Conferencia Panamericana, 
y las del Consejo Directivo. 

Seccion 3. Estara a su cargo la co- 
rrespondencia con los Gobiernos de la 
Union por medio de sus representantes 
diplomaticos en Washington, 6 directa- 
mente a falta de estos, y con las Comi- 
siones Panamericanas. 


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Section 4. He shall attend in an ad- 
visory capacity the meetings of the 
Governing Board, of all committees, and 
of the Pan American Conferences, ex- 
cept in the case of resolution of the 
Governing Board to the contrary, and 
shall, as may be necessary for the ad- 
ministration and welfare of the Pan 
American Union, or in the performance 
of his duties, bring matters to the at- 
tention of the Board and of such Com- 
mittees for their consideration and 
action. 

Section 5. (a) He shall submit at the 
regular meeting in November an annual 
report upon the activities, receipts and 
expenditures of the Pan American Union 
during the preceding fiscal year, and shall 
include in such report recommendations 
for the work of the ensuing year, to- 
gether with a budget of the estimated 
expenses and income thereof. 

(b) This budget, upon approval of the 
Governing Board, shall be transmitted 
to the various governments with a 
statement of the annual quotas they are 
to pay — these quotas being fixed in 
proportion to the population of each 
country. 

(c) He shall have charge of the col- 
lection and disbursements of the funds 
of the Pan American Union in accord- 
ance with this Budget and shall sign all 
receipts and vouchers, but, in compli- 
ance with the statutes of the United 
States Government, the quotas of all 
the other American governments shall 
be paid into the Treasury of the United 
States to be drawn upon with the quota 
of the United States by requisition of 
the Secretary of State of the United 
States, through the Bureau of Accounts 
of the United States Department of 
State, and shall be audited by the United 
States Treasury, except that receipts 
from the sale of publications, and from 
other sources, not included in said quo- 
tas, shall be deposited in a separate ac- 
count for contingent expenses and dis- 
bursed and audited directly by the Ac- 
countant of the Pan American Union 
upon vouchers approved and checks 
countersigned by the Director General. 

Section 6. (a) The Assistant Direc- 
tor shall perform the duties of the Di- 
rector General in the formal absence of 
the latter or in the event of his physical 
inability to attend to such duties. 

(b) He shall be an advisory and dep- 
uty officer of the Director General in the 
regular administration of the Pan 


Seccion 4. Debera concurrir con 
caracter consultivo a las sesiones del 
Consejo Directivo, de todas las comi- 
siones y de las Conferences Pan- 
americanas, salvo resolucion contraria 
del Consejo Directivo; y cuando sea 
necesario para la mejor administracion 
y la prosperidad de la Union Pan- 
americana, y en el cumplimiento de su 
deber, sometera las materias que juzgue 
del caso al Consejo Directivo y a las 
comisiones, para su estudio y determina- 
cion. 

Seccion 5. (a) En la sesion ordinaria 
de noviembre presentara un informe 
anual relativo a la marcha de la Union 
Panamericana con relacion de los in- 
gresos y egresos durante el ano eco- 
nomico precedente, comprendiendo en 
dicho informe las recomendaciones del 
caso relativas al trabajo en el ano 
siguiente, junto con el presupuesto de las 
entradas y gastos. 

(b) Aprobado que sea este presupues- 
to por el Consejo Directivo, se trans- 
mitira a los diferentes Gobiernos con de- 
terminacion de la cuota con que cada 
uno debe contribuir, cuota que sera fija- 
da proporcionalmente a la poblacion de 
cada pais. 

(c) Tendra a su cargo la recauda- 
cion y el empleo de los fondos de la 
Union Panamericana de acuerdo con 
dicho presupuesto, autorizando con su 
firma todos los recibos y comprobantes. 
En cumplimiento de los estatutos del 
Gobierno de los Estados Unidos, las 
cuotas de todos los otros Gobiernos de 
America se depositaran en la T'esoreria 
de los Estados Unidos, de donde se re- 
tiraran, al igual que la cuota de los Esta- 
dos Unidos, mediante orden del Secre- 
tario de Estado de los Estados Unidos, 
librada por la Contaduria del Departa- 
mento de Estado, y bajo la intervencion 
del Tesorero de los Estados Unidos, ex- 
cepto que las entradas producidas por 
la venta de publicaciones y otros concep- 
tos, que no estan incluidas en dichas 
cuotas, se depositaran en cuenta especial 
para gastos eventuales, pudiendo girar 
por ellas el Contador de la Union Pan- 
americana, por medio de comprobantes 
aprobados y cheques refrendados por el 
Director General. 

Seccion 6. (a) El Subdirector desem- 
penara los deberes del Director General 
cuando este, por ausencia 6 enfermedad, 
este imposibilitado de hacerlo. 

(b) Tendra en la administracion de la 
Union Panamericana el caracter de fun- 
cionario consultivo y delegado del Di- 


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American Union, and shall have author- 
ity to act for the Director General in all 
matters assigned to him by the latter. 

(c) He shall serve as Secretary of 
the Governing Board and of the Super- 
visory Committee and shall attend all 
other committee meetings where said 
committees may require his presence. 

Section 7. The salary of the Direc- 
tor General shall be seven thousand five 
hundred dollars per annum and that of 
the Assistant Director four thousand 
dollars. 

ARTICLE IV. 

The Staff or Personnel. 

Section 1. (a) The personnel of the 
staff below the two Executive Officers 
of Director General and Assistant Di- 
rector shall include such Chiefs of Sec- 
tions as may be required to execute the 
work of the Pan American Union, de- 
scribed in Article I of the Buenos Aires 
Resolution, together with an Executive 
Secretary or Chief Clerk, an Editor of 
the Bulletin, a Librarian of the Colum- 
bus Memorial Library, a Chief Trans- 
lator, a Chief Accountant, a Superin- 
tendent of Building and Grounds, trade 
and other experts, clerks, stenographers 
and other clerical assistants, engineer 
and firemen, messengers, gardeners, 
cleaners, and charwomen; but the ap- 
pointments and classification made by 
the Director General under authority 
of a resolution passed by the Governing 
Board February 5, 1908, and again of 
the resolution passed March 23, 1910, 
shall be in force until a new classifi- 
cation described in the following section 
shall become effective. 

(b) Citizens of the several countries 
of the Union are equally eligible to all 
the positions in the Pan American 
Union. 

Section 2. (a) For the purpose of 
providing for deserved promotion and 
of developing efficiency among the mem- 
bers of the staff, the personnel described 
in Section 1 (a) shall be divided into 
classes of salary and rank, based upon 
qualifications of ability, efficiency, indus- 
try and length of service, but the pres- 
ent personnel (June, 1911), each ac- 
cording to his work, experience, and re- 
sponsibilities, shall be submitted, with 
such exceptions as the Executive Offi- 
cers and Supervisory Committee may 
deem wise, to an appropriate and prac- 
tical examination in December, 1911, 
to determine their proper classification, 


rector General, con facultad para actuar 
a nombre de este funcionario en todo 
aquello que el le encomendare. 

(c) Desempenara el cargo de Secre- 
tario del Consejo Directivo y de la 
Comision de Vigilancia, y asistira a 
las reuniones de las comisiones, cuando 
su presencia sea necesaria. 

Seccion 7. El Director General gozara 
del sueldo de siete mil quinientos dolares 
por ano, y el Subdirector de cuatro mil 
dolares por ano. 

ARTICULO IV. 

El Personal. 

Seccion 1. (a) El personal, ademas 
de los dos funcionarios administrates, 
que son el Director General y el Sub- 
director, constara de los Jefes de Sec- 
ciones que sean necesarias para desem- 
penar el trabajo de la Union Panameri- 
cana impuesto por el Articulo I de la 
Resolucion de Buenos Aires, un Secre- 
tario Administrate u Oficial Mayor, 
un Redactor del Boletin, un Bibliotecario 
de la Biblioteca de Colon, un Jefe de 
Traductores, un Jefe Contador, un Su- 
perintendente del edificio y sus terrenos, 
peritos en asuntos comerciales y otros, 
oficiales, taquigrafos y otros depen- 
dientes, maquinista, fogoneros, mensa- 
jeros, jardineros, limpiadores, y barren- 
deros. Los nombramientos y la clasi- 
ficacion hechos por el Director General 
por virtud de la resolucion aprobada por 
el Consejo Directivo el 5 de febrero 
de 1908, y la aprobada en 23 de marzo 
de 1910, subsistiran hasta que se haya 
declarado en vigor la nueva clasifica- 
cion establecida en la seccion siguiente. 

(b) Los ciudadanos de los diversos 
paises que forman la Union son igual- 
mente elegibles para todos los empleos 
de la Union Panamericana. 

Seccion 2. (a) Con el objeto de es- 
tablecer el ascenso merecido y promover 
la eficiencia entre los empleados, el per- 
sonal a que se refiere la seccion 1 (a) 
precedente se dividira en clases segun 
sueldo y categoria, basadas en la idonei- 
dad, eficiencia, laboriosidad, y antigiie- 
dad; pero el personal actual (junio de 
1911), cada uno segun el trabajo que 
desempena, su experencia y respon- 
sabilidad, se sometera, con las excep- 
ciones que los Funcionarios Administra- 
tivos y la Comision de Vigilancia juz- 
guen convenientes, a un examen prac- 
tico y consono con la idoneidad de cada 
uno, en diciembre de 1911, para deter- 


7 


salary, and whether entitled to promo- 
tion. » 

(bX All new appointments to perma- 
nent positions, made or recommended 
by the Executive Officers or Governing 
Board following the examination and 
classification described above, and the 
salaries or wages, shall be determined 
by the Executive Officers and Super- 
visory Committee after an appropriate 
examination, except where otherwise or- 
dered by the Board; provided that the 
private secretaries or confidential clerks 
of the Executive Officers, the employes 
having to do with the building and 
grounds, messengers and other lesser 
employes, may be appointed by the Ex- 
ecutive Officers without examination. 

Section 3. Temporary appointments 
for special or emergency work can be 
made by the Director General for pe- 
riods not exceeding three months and 
for periods of one month thereafter, but 
such persons shall not be transferred 
to the permanent roll except upon care- 
ful examination, and the approval of the 
Supervisory . Committee. 

Section 4. (a) Insubordination shall 
always be reason for the Executive Offi- 
cers to suspend immediately without pay 
any member of the staff, and perma- 
nent removal or dismissal shall follow 
upon approval of the Supervisory Com- 
mittee, while inefficiency, incompetency, 
protracted illness, or disregard of the 
internal regulations for the adminis- 
tration of the office shall be reasons for 
suspension of an employe, followed by 
final removal or dismissal unless the 
cause is corrected to the satisfaction of 
the Executive Officers and Supervisory 
Committee. 

(b) Seeking the influence or support 
of any member of the Governing Board 
for promotion, or increase of salaries or 
appealing directly or indirectly to a 
member of the Board in matters affect- 
ing the administration or discipline of 
the Union is prohibited and all requests, 
complaints or communications upon 
such matters must be made directly to 
the Executive Officers. 

Section 5. The hours of work for the 
staff shall be the same as those of the 
State Department of the United States 
Government, that is, from nine a. m. un- 


minar su justa clasificacion, sueldo, y 
si tienen derecho a ascenso. 

(b) Todo nuevo nombramiento de 
caracter permanente, que hagan 6 que 
recomienden los Funcionarios Admi- 
nistrativos 6 el Consejo Directivo, pre- 
vios el examen y la clasificacion arriba 
mencionados, y los sueldos 6 salarios 
que devengan, seran determinados por 
los Funcionarios Administrativos y la 
Comision de Vigilancia despues del exa- 
men correspondiente, menos cuando el 
Consejo disponga otra cosa. Enten- 
diendose que los secretaries particulares 
6 empleados de confianza de los Fun- 
cionarios Administrativos, los emplea- 
dos relacionados con el edificio y sus 
terrenos, los mensajeros y otros emplea- 
dos menores, pueden .ser nombrados por 
los Funcionarios Administrativos, sin 
necesidad de examen previo. 

Seccion 3. Los nombramientos de 
caracter transitorio para trabajos es- 
peciales 6 imprevistos los puede hacer 
el Director General por periodos que no 
excedan de tres meses por la primera 
vez, y en lo sucesivo de mes en mes. 
Estos individuos no seran inscritos en 
el rol permanente de la Union, sin que 
hayan sufrido el examen reglamentario, 
y lo apruebe la Comision de Vigilancia. 

Seccion 4. (a) La insubordination es, 
en todos los casos, motivo para que los 
Funcionarios Administrativos suspendan, 
inmediatamente y sin derecho a paga, 
al empleado delincuente, cuya separa- 
tion permanente 6 destitucion debe ser 
aprobada por la Comision de Vigilancia. 
Falta de eficacia, incompetencia, enfer- 
medad prolongada 6 falta de cumpli- 
miento del reglamento interior para la 
administracion de la oficina, seran causa 
suficiente para la suspension del emplea- 
do, seguida de separation 6 destitucion, 
a menos que se corrija la falta a satis- 
faction de los Funcionarios Administra- 
tivos y de la Comision de Vigilancia. 

(b) Solicitar la influencia 6 el apoyo 
de cualquiera de los miembros del Con- 
sejo Directivo con el objeto de obtener 
ascenso, 6 aumento de sueldo, 6 apelar 
directa 6 indirectamente a un miembro 
del Consejo en materias que afectan la 
administracion 6 la disciplina de. la 
Union, esta prohibido, debiendose dirigir 
toda queja 6 comunicacion sobre la ma- 
teria a los Funcionarios Administrati- 
vos directamente. 

Seccion 5. Las horas de trabajo para 
los empleados son las mismas que rigen 
en el Departamento de Estado de los 
Estados Unidos, es decir, de las nueve 


8 


til four-thirty p. m., with half 'an hour 
allowed- for lunch; and every person 
who has been in the employ of the Pan 
American Union for one continuous 
year shall be entitled each year to thirty 
days leave of absence with pay. 

Section 6. All other internal regula- 
tions, such as those covering office rules, 
the assignment and classification of work 
of the staff, administration of the build- 
ing and grounds, arrangement of leaves 
of absence, sick leave, temporary ab- 
sence, and other conditions of effective 
discipline and efficiency of administra- 
tion, shall be made and enforced by the 
Director General. 

ARTICLE V. 

Publications. 

Section 1. The publications of the 
Pan American Union shall include (a) 
a Monthly Bulletin which shall be a 
record, as far as possible, of the prog- 
ress and development of the American 
Republics and of the work of the Pan 
American Union ; (b) handbooks de- 
scriptive of these countries; (c) reports 
giving commercial, statistical, and edu- 
cational information; (d) and such 
other publications as may enable the - 
Union to carry out the work imposed 
upon it by the Pan American Confer- 
ences. 

_ Section 2. Wherever possible the pub- 
lications of the Union shall be dis- 
tributed gratuitously, but it shall be per- 
missible, except for such reasonable 
number of copies as may be ordered by 
the members of the Governing Board 
and responsible officials of the govern- 
ments maintaining the union, or re- 
quired by the executive officers for spe- 
cial propaganda, to charge a cost price 
or subscription (a) for the Bulletin to 
cover expense of special articles, high 
grade paper, illustrations, engravings, 
and (b) for such other publications as 
may have involved special or extra ex- 
pense of preparation and printing. 

Section 3. There shall be printed for 
free distribution a complete list of all the 
publications of the Pan American Union, 
which shall give the price of those for 
which a charge is made. 


de la manana a las cuatro y media de la 
tarde, con media hora para la merienda 
6 lunch. Todo el que ha estado emplea- 
do en la Union Panamericana por un 
ano entero tiene derecho a treinta dias 
de vacaciones, con paga. 

Seccion 6. Cualesquier otras disposi- 
ciones de caracter interior, como reglas 
para el manejo de la oficina, designa- 
tion y clasificacion del trabajo de los 
empleados, administracion del edificio y 
sus terrenos, vacaciones, ausencia por 
enfermedad, ausencias temporales, y 
otros asuntos relativos a la disciplina y 
la eficiencia de la administracion, las 
dictara y hara cumplir el Director Gene- 
ral. 

ARTICULO V. 
Publicaciones. 

Seccion 1. Las publicaciones de la 
Union Panamericana incluiran : (a) el 
Boletin Mensual, que, hasta donde sea 
posible, sera un registro de los progresos 
y del desarrollo de las Republicas 
Americanas y de los trabajos de la 
Union Panamericana; (b) manuales des- 
criptivos de dichos paises; (c) trabajos 
sobre comercio, estadistica 6 instruc- 
tion; (d) y cualesquier otras publica- 
ciones necesarias para que la Union de- 
sempene la labor que le ha sido im- 
puesta por las Conferences Panameri- 
canas. 

Seccion 2. Siempre que sea posible se 
distribuiran gratis las publicaciones de 
la Union. Sera licito, sin embargo, 
cobrar el precio de costo 6 valor de sub- 
scription por las siguientes publica- 
ciones: (a) el Boletin, al objeto de 
cubrir los gastos ocasionados por la 
preparacion de articulos especiales, papel 
de primera calidad, ilustraciones, graba- 
dos, y (b) cualesquier otras publica- 
ciones para cuya preparacion 6 impresion 
se haya incurrido en gastos especiales 6 
extraordinarios. Se exceptua de esta 
regia un numero razonable de ejemplares 
de que podra disponer gratuitamente 
cada uno de los miembros del Consejo 
Directivo 6 funcionarios de significa- 
tion de los Gobiernos de la Union, 6 
de que dispongan los funcionarios ad- 
ministrativos para los fines de propagan- 
da especial. 

Seccion 3. Se publicara para ser dis- 
tribuida gratuitamente una lista com- 
pleta de todas las publicaciones de la 
Union Panamericana, que contendra los 
precios de aquellas que no sean gratis. 


9 


Section 4. The expense of printing all 
special handbooks descriptive of coun- 
tries shall be borne by the Government 
authorizing the publication thereof. 

Section 5. All geographical maps pub- 
lished by the Pan American Union shall 
bear a statement thereon that they do 
not constitute documents approved by 
the government of the country to which 
they apply, nor by the governments of 
the countries whose boundaries appear 
thereon, unless the former and the latter 
governments shall have expressly given 
their approval, which shall in such case 
also be stated on the map. An identi- 
cal statement shall be made on the pub- 
lications of the Union save those of an 
official nature. 

ARTICLE VI. 

The Pan American Building. 

The Hall of the Americas, the north- 
west committee room adjoining the Hall 
of the Americas, and such other rooms 
as may be available, when not engaged 
or in use by the Pan American Union, 
may be engaged or used by the govern- 
ments of the Union, the members of the 
Governing Board, and the executive offi- 
cers, for conference, receptions, and 
other appropriate purposes, upon due 
notification and request to the Director 
General and assurance of responsibility 
for the actual expense of lighting and 
service, but in the event these rooms are 
desired by other governments, organ- 
izations, or persons, the Director Gen- 
eral shall refer the request to the Su- 
pervisory Committee for its action. 

ARTICLE VII. 

Amendments. 

These rules and regulations can be 
amended by a majority vote of all the 
members of the Governing Board, but 
the intention to submit an amendment 
must be announced at a regular meeting 
of the Board at least one month in ad- 
vance of the meeting when the amend- 
ment is to be considered. 

Washington, D. C. 

June 29, 1911. 

Committee on Rules and Regulations : 

The Ambassador of Brazil. 

The Minister of El Salvador. 

The Minister of Cuba. 

The Minister of the Argentine Repub- 
lic. 

The Charge d’ Affaires of Peru. 


Seccion 4. El costo de la impresion 
de manuales especiales descriptivos, sera 
sufragado por el Gobierno que auto- 
rice su publicacion. 

Seccion 5. Toda carta geografica que 
publique la Union Panamericana, llevara 
constancia de que no constituye docu- 
mento aprobado por el Gobierno del pais 
a que se refiere, ni por los Gobiernos de 
los paises cuyos limites aparezcan en la 
misma carta, a no ser que aquel y estos 
hayan manifestado expresamente su a- 
probacion, la cual, en su caso, se hara 
constar en la misma carta. Analoga 
constancia se pondra en las demas pu- 
blicaciones de la Union que no tengan 
caracter oficial. 

ARTICULO VI. 

El Palacio Panamericano. 

El Salon de las Americas, la sala de 
comisiones contigua, al noroeste, y los 
otros salones de que se pueda disponer 
cuando no esten ocupados 6 en uso por 
la Union Panamericana, podran ocupar- 
los 6 usarlos los gobiernos de la Union, 
los miembros del Consejo Directivo, y 
los funcionarios administrativos, para 
conferencias, recepciones y otros fines 
apropiados, bastando para ello notificar- 
lo al Director General, y obligarse al 
pago de los gastos de alumbrado y servi- 
cio. En el caso de que otros gobiernos, 
sociedades 6 particulares deseen hacer 
uso de los referidos salones, el Director 
General transmitira la solicitud del caso 
a la Comision de Vigilancia para su de- 
terminacion. 

ARTICULO VII. 

Reformas. 

Este reglamento puede ser reformado 
por el voto de la mayoria de los miem- 
bros del Consejo Directivo, entendien- 
dose que la intencion de proponer alguna 
reforma se debe anunciar en sesion or- 
dinaria, un mes, por lo menos, antes de 
la fecha en que se ha de discutir dicha 
reforma. 

Washington, D. C. 

29 de junio, 1911. 

La Comision de Reglamento : 

El Embajador del Brasil. 

El Ministro de El Salvador. 

El Ministro de Cuba. 

El Ministro de la Republica Argentina. 

El Encargado de Negocios del Peru. 


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